Thu thêm tiền cho đơn còn nợ
Khách trả nốt, trả góp, hoặc tiền chuyển khoản vừa về — ghi thêm một lần thanh toán vào đúng đơn.
Ai làm đượcLễ tân, quản lý và quản trị viên.
Dùng khi nào
- Khách quay lại trả nốt tiền còn thiếu.
- Khách trả góp nhiều lần cho một đơn.
- Tiền chuyển khoản đã về tài khoản, cần xác nhận.
Các bước
Bước 1. Tìm đơn còn nợ
Ở danh sách đơn, cột "TT / công nợ" ghi "Công nợ: …" cho đơn còn thiếu; bấm "Lọc" để chỉ xem đơn thanh toán một phần hoặc chưa thanh toán. Hoặc mở hồ sơ khách, mục "Đơn hàng đã mua".
Bấm ảnh để phóng to
Bước 2. Mở đơn, bấm "Chỉnh sửa"
Trang chi tiết cho thấy "Cần thu thực tế", "Đã thanh toán", "Còn phải thu". Thu thêm tiền làm ở trang chỉnh sửa đơn — bấm "Chỉnh sửa" ở đầu trang, hoặc biểu tượng bút chì ở cột Công cụ trên danh sách.
Bấm ảnh để phóng to
Bước 3. Điền khối "Thêm lần thanh toán" rồi bấm "Ghi nhận thanh toán"
Gõ "Số tiền thanh toán", chọn phương thức, thêm ghi chú và ảnh chứng từ nếu có. Mỗi lần thu là một dòng riêng trong lịch sử — không sửa đè lên số cũ, nên cuối tháng đối chiếu được từng lần.
Giải thích từng ô cần điền
Khối "Thêm lần thanh toán"
Chỉ hiện khi đơn còn nợ.
- Số tiền thanh toánBắt buộc
- Lớn hơn 0 và không quá số còn phải thu.
- Phương thứcBắt buộc
- Cùng danh sách như lúc lên đơn.
- Chọn thẻ tài khoản
- Chỉ khi chọn "Trừ vào số dư thẻ". Không thấy thẻ thì gõ mã thẻ vào ô bên cạnh.
- Ghi chú thanh toán
- Ví dụ "Trả lần 2".
- Ảnh chứng từ thanh toán
- Ảnh chuyển khoản, biên lai.
Bảng "Lịch sử thanh toán" trên trang sửa đơn
- Đối soát
- "Chờ đối soát" (chuyển khoản chưa kiểm), "Đã xác nhận", "Từ chối".
- Thao tác
- "Xác nhận" / "Từ chối" cho dòng chờ đối soát; "Sửa" để đổi số tiền, ảnh, ghi chú; "Xóa" để bỏ dòng (có hỏi lại).
Tình huống thường gặp
Không thấy khối "Thêm lần thanh toán".
Đơn đã thu đủ — trang ghi "Đơn hàng đã được thanh toán đầy đủ."
Nút Chỉnh sửa mờ, báo "Đơn hàng đã thanh toán quá 20 phút, không thể chỉnh sửa."
Đơn đã thu đủ và khoá sau 20 phút để sổ sách không bị đổi. Chỉ quản trị viên sửa được — nhờ quản trị viên nếu thật sự cần.
Báo "Số tiền không được lớn hơn số tiền còn lại."
Số gõ vào lớn hơn số khách còn nợ ở đơn này. Kiểm lại "Còn phải thu" ở đầu trang.
Báo đơn đang ở trạng thái nháp, chưa ghi nhận được thanh toán.
Đơn đang "Chờ xử lý". Ở khối Trạng thái của trang chỉnh sửa, đổi "Trạng thái đơn hàng" sang "Đang xử lý", bấm "Lưu", rồi mở lại để ghi nhận thanh toán.
Dòng chuyển khoản ghi "Chờ đối soát".
Tiền chuyển khoản cần người có quyền kiểm tài khoản ngân hàng. Tiền đã về thì bấm "Xác nhận" trên dòng đó; không thấy tiền thì bấm "Từ chối".
Đơn bị gắn nhãn "Thiếu ảnh CK".
Đơn chuyển khoản chưa có ảnh chứng từ. Bấm vào nhãn đó ngay trên danh sách đơn để đính ảnh.