Thêm khách hàng mới

Tạo hồ sơ để lịch hẹn, đơn hàng và thẻ liệu trình của khách gắn về một chỗ.

Ai làm đượcLễ tân, tư vấn viên, quản lý và quản trị viên.

Dùng khi nào

Có khách mới cần ghi đủ hồ sơ: địa chỉ, ngày sinh, ảnh giấy tờ.
Chuyển danh sách khách cũ từ sổ tay hoặc phần mềm khác sang (dùng Nhập Excel).

Cần có trước

Tìm thử số điện thoại trước — mỗi số điện thoại chỉ gắn được với một hồ sơ.

Các bước

Bước 1. Bấm "Thêm khách hàng" ở góc phải thanh công cụ

Không nhất thiết phải vào đây mới thêm được khách: lúc đặt lịch hoặc lên đơn, gõ tên không thấy thì bấm "Thêm mới" ngay trong ô tìm khách. Trang này dành cho lúc cần ghi hồ sơ đầy đủ.

Bước 2. Điền họ tên và số điện thoại, các ô khác bổ sung sau cũng được

Chỉ "Họ và tên" và "Số điện thoại" là bắt buộc. Gõ số liền hoặc có dấu cách đều được — hệ thống tự chuẩn hoá. Chi nhánh, ngày sinh, địa chỉ, nguồn khách, nhóm, ảnh căn cước và ghi chú điền được bây giờ hoặc sửa lại sau.

Bước 3. Bấm "Lưu khách hàng"

Lưu xong hệ thống mở thẳng hồ sơ vừa tạo. Mã khách tự sinh, không phải đặt. Nếu đã chọn chi nhánh, hệ thống tự mở thẻ tài khoản cho khách để sau này nạp tiền trả trước.

Giải thích từng ô cần điền

Thông tin bắt buộc

Họ và tênBắt buộc: Tên thật của khách.Ví dụ: Nguyễn Văn A
Số điện thoạiBắt buộc: Dùng để tìm khách và kiểm trùng — mỗi số chỉ thuộc một hồ sơ. Gõ liền, có dấu cách, dấu chấm hay đầu +84 đều được, hệ thống tự chuẩn hoá.Ví dụ: 0901 234 567
Email: Không bắt buộc.

Ảnh đại diện & CCCD

Ảnh đại diện, CCCD mặt trước, CCCD mặt sau: Mỗi ảnh tối đa 5MB. Không bắt buộc; bấm "Đổi ảnh" hoặc "Xóa ảnh" để thay.

Địa chỉ & Chi nhánh

Chi nhánh: Chi nhánh khách hay tới. Chỉ hiện với người xem được nhiều chi nhánh. Có chi nhánh thì hệ thống tự mở thẻ tài khoản cho khách.
Ngày sinh: Dùng để chúc mừng sinh nhật và lọc khách theo tuổi.
Địa chỉ: Số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện.

Phân loại & Tài khoản

Số dư tài khoản: Tiền khách đang có sẵn ở cơ sở (vd chuyển từ sổ cũ sang). Mặc định 0; số âm tự thành 0. Lưu trên hồ sơ khách, không nạp vào thẻ tài khoản.
Nhân viên phụ trách: Người theo khách này. Gõ từ 2 chữ tên nhân viên rồi chọn trong danh sách. Không bắt buộc — gán sau ở hồ sơ khách cũng được.
Số thẻ tài khoản: Số thẻ tài khoản (ví nội bộ) của khách. Để trống thì hệ thống tự cấp số. Nếu gõ tay thì không được trùng thẻ khác.
Nhóm khách hàng: Chữ tự do để phân nhóm, hiện thành nhãn trên hồ sơ.Ví dụ: VIP, Thường
Nguồn khách hàng: Khách biết tới từ đâu, chữ tự do.Ví dụ: Facebook, Giới thiệu

Ghi chú & Nhắc hẹn

Nhắc hẹn: Ghi chú việc cần làm với khách. Chỉ là chữ lưu trên hồ sơ — hệ thống không tự nhắc.Ví dụ: Gọi lại tuần sau
Ghi chú: Thông tin khác về khách.

File mẫu "Nhập Excel"

Tải bằng "Tải file mẫu để điền". Xoá 2 dòng mẫu màu xám trước khi điền.

Tên khách hàngBắt buộc: Họ tên.
Số điện thoạiBắt buộc: Dùng để nhận ra khách đã có — trùng số thì cập nhật hồ sơ cũ. Thiếu số thì mỗi lần nhập lại tạo thêm một khách mới.
Mã khách hàng: Mã ở hệ thống cũ, nếu có.
Ngày sinh: Dạng ngày/tháng/năm.Ví dụ: 25/12/1990
Giới tính: Nam, Nữ hoặc Khác.
Email, Địa chỉ, Nguồn khách hàng, Ghi chú: Không bắt buộc.
Nhóm khách hàng: Nhóm chưa có sẽ được tạo tự động.

Tình huống thường gặp

Báo "Số điện thoại … đã được sử dụng bởi khách hàng khác".

Khách đã có hồ sơ. Quay lại danh sách, gõ số đó vào ô tìm kiếm để mở hồ sơ cũ.

Khách không có email.

Để trống — email không bắt buộc.

Nhập cả danh sách khách từ file Excel.

Bấm "Nhập Excel" › "Tải file mẫu để điền". File cần ít nhất hai cột "Tên khách hàng" và "Số điện thoại". Chọn file xong hệ thống cho xem trước bao nhiêu dòng Thêm mới, Cập nhật, Bỏ qua và dòng nào lỗi — kiểm rồi mới bấm "Nhập". Số điện thoại trùng trong cùng file được gộp làm một.

Bấm lưu thì báo không có quyền.

Tài khoản chưa được mở quyền thêm khách hàng. Nhờ quản trị viên mở ở Nhân sự › Danh sách nhân sự › Phân quyền.