Tạo lịch hẹn cho khách
Khách gọi điện hoặc nhắn tin đặt lịch — ghi lại để cả nhóm biết ai tới, lúc nào, làm gì.
Ai làm đượcLễ tân, tư vấn viên, chăm sóc khách hàng, quản lý và quản trị viên.
Dùng khi nào
- Khách gọi điện hoặc nhắn tin hẹn ngày giờ tới.
- Khách vừa làm xong và hẹn luôn buổi sau.
- Nhân viên trực trang chốt được lịch cho khách nhắn từ quảng cáo.
Cần có trước
- Có ít nhất một nhân viên để chọn làm người phụ trách lịch.
- Biết khách tới chi nhánh nào, nếu thương hiệu có nhiều chi nhánh.
Các bước
Bước 1. Mở Lịch hẹn rồi bấm "Tạo lịch hẹn mới"
Menu trái › Lịch hẹn. Nút nằm ở đầu trang, phía trên các thẻ thống kê. Bấm vào là một khung nhập hiện lên ngay trên trang — không rời khỏi danh sách. Mặc định danh sách hiện lịch tạo trong tháng này, lịch mới tạo đứng đầu.
Bấm ảnh để phóng to
Bước 2. Gõ tên hoặc số điện thoại, chọn khách từ gợi ý
Gõ từ 2 ký tự ở ô "Tên khách hàng" là hiện hồ sơ cũ kèm mã khách và số điện thoại. Chọn đúng người để lịch gắn vào hồ sơ đó. Khách chưa có hồ sơ thì bấm "+ Thêm mới": chỉ họ tên là bắt buộc, nhưng nên ghi luôn số điện thoại để lần sau tìm ra.
Bấm ảnh để phóng to
Bước 3. Chọn người phụ trách, thời gian và nguồn khách
"Sales Online phụ trách" là người chịu trách nhiệm lịch này, chọn được nhiều người. "Thời gian đặt lịch" là một ô gồm cả ngày và giờ, không chọn được giờ đã qua. "Nguồn" cho biết khách tới từ đâu: Website, Facebook, Zalo, Vãng lai hoặc Khác — chọn Khác thì phải ghi rõ.
Bấm ảnh để phóng to
Bước 4. Ghi nội dung lịch hẹn rồi bấm "Xác nhận tạo lịch"
"Nội dung lịch hẹn" là bắt buộc: khách muốn làm gì, có yêu cầu gì riêng. Bấm "Mở rộng thông tin" nếu cần chọn hình thức tư vấn Cơ sở hoặc Online — chọn Online thì phải dán đường dẫn cuộc trò chuyện.
Giải thích từng ô cần điền
Khung "Tạo lịch hẹn mới"
- Chi nhánhBắt buộc
- Chỉ hiện với người xem được nhiều chi nhánh; mặc định là chi nhánh đang chọn ở thanh trên cùng.
- Tên khách hàngBắt buộc
- Gõ từ 2 ký tự tên hoặc số điện thoại rồi chọn trong gợi ý. Chọn xong hiện thẻ khách kèm nút "Đổi khách".
- Sales Online phụ tráchBắt buộc
- Người chịu trách nhiệm lịch này — thường là người chốt được lịch với khách. Chọn được nhiều người; gõ tên, số điện thoại hoặc email để tìm.
- Thời gian đặt lịchBắt buộc
- Ngày và giờ khách tới, trong cùng một ô. Mặc định là 30 phút sau lúc mở khung. Không chọn được giờ đã qua. (Màn hình chưa gắn dấu * nhưng vẫn bắt buộc.)
- NguồnBắt buộc
- Khách biết tới từ đâu: Website, Facebook, Zalo, Vãng lai, Khác. Chọn "Khác" thì phải ghi rõ ở ô hiện ra bên dưới.Ví dụ: Khác → Khách giới thiệu
- ID Ad
- Mã bài quảng cáo khách nhắc tới, tối đa 100 ký tự — để biết quảng cáo nào ra lịch. Không có thì để trống.Ví dụ: TL-0725-01
- Hình thức tư vấn
- Nằm trong "Mở rộng thông tin". "Cơ sở" (mặc định) là khách tới tận nơi; "Online" là tư vấn qua tin nhắn/gọi.
- Link Pancake
- Đường dẫn tới cuộc trò chuyện với khách. Chỉ bắt buộc khi chọn "Online".
- Nội dung lịch hẹnBắt buộc
- Khách muốn làm gì, yêu cầu riêng, lưu ý cho người tiếp khách.Ví dụ: Tư vấn gói 5 buổi, khách hỏi có chỗ gửi xe máy
Khối "Khách hàng mới" (khi bấm "+ Thêm mới")
- Họ tênBắt buộc
- Tự điền sẵn từ chữ đã gõ ở ô tìm khách.
- Số điện thoại
- Không bắt buộc nhưng nên có — không có số thì lần sau rất khó tìm đúng khách.
- Không bắt buộc.
- Giới tính, Ngày sinh, Tỉnh/thành
- Không bắt buộc. Có thì báo cáo quảng cáo đo được chính xác hơn.
Tình huống thường gặp
Báo "Số điện thoại này đã nằm trong hệ thống rồi, không được tiếp tục."
Khách đã có hồ sơ. Bấm "Hủy" ở khối Khách hàng mới, gõ số điện thoại đó vào ô tìm khách rồi chọn hồ sơ cũ.
Báo "Không thể tạo lịch hẹn trong quá khứ."
Thời gian đã chọn là giờ đã qua. Khách đang có mặt mà không hẹn trước thì không cần tạo lịch — lên đơn thẳng cho khách ở Đơn hàng › Tạo đơn mới.
Không thấy ô Chi nhánh trong khung tạo lịch.
Tài khoản của bạn chỉ làm ở một chi nhánh nên hệ thống tự điền chi nhánh đó. Ô này chỉ hiện với người xem được nhiều chi nhánh.
Bấm "Xác nhận tạo lịch" thì báo không có quyền.
Tài khoản chưa được mở quyền tạo lịch hẹn. Nhờ quản trị viên mở ở Nhân sự › Danh sách nhân sự › Phân quyền.