Lên đơn và thu tiền cho khách

Chọn khách, thêm dịch vụ và sản phẩm, ghi người làm, nhận tiền, lưu và in hoá đơn — trong một màn.

Ai làm đượcLễ tân, quản lý và quản trị viên.

Dùng khi nào

Khách làm xong dịch vụ và thanh toán.
Khách mua sản phẩm mang về.
Khách mua gói dịch vụ nhiều buổi — lên đơn là thẻ liệu trình tự sinh ra.
Khách chưa trả tiền ngay nhưng cần ghi đơn lại.

Cần có trước

Dịch vụ và sản phẩm đã có trong danh mục, kèm giá — nhân viên không tự đặt giá lúc bán.
Sản phẩm còn hàng ở chi nhánh đang bán.
Nhận chuyển khoản: tài khoản nhận tiền đã được khai trong Cài đặt.

Các bước

Bước 1. Vào Đơn hàng, bấm "Tạo đơn mới"

Tuỳ thương hiệu, màn tạo đơn hiện trên một trang, chia ba bước (có nút "Tiếp tục →" và "← Quay lại") hoặc chia tab. Các khối và các nút bên trong giống nhau, chỉ khác cách xếp.

Danh sách đơn hàng với nút Tạo đơn mới trên thanh công cụ

Bước 2. Chọn khách ở khối "Thông tin cơ bản"

Gõ từ 2 ký tự tên hoặc số điện thoại rồi chọn. Chọn xong, hệ thống nhắc ngay nếu khách còn nợ cũ (nút "Thu tiền công nợ"), đang có đơn dở hôm nay ("Đi đến đơn đó"), hoặc còn buổi trong thẻ liệu trình. Khách chưa có hồ sơ thì bấm "Thêm mới": cần họ tên, số điện thoại, giới tính, ngày sinh, tỉnh và quận nơi ở, nguồn khách.

Khối Thông tin cơ bản khi tạo đơn, ô tìm khách đang gợi ý — Chọn đúng hồ sơ cũ thì công nợ và thẻ của khách tự hiện ra.

Bước 3. Bấm vào dịch vụ, combo hoặc sản phẩm để thêm vào đơn

Gõ tên hoặc mã vào ô "Gõ tên hoặc mã để thêm dịch vụ, combo, sản phẩm…", hoặc lọc nhanh bằng các nút Dịch vụ, Combo, Sản phẩm. Bấm một dòng là thêm 1; bấm lần nữa là tăng số lượng. Trong giỏ sửa được số lượng và chiết khấu từng dòng (theo đồng hoặc %). Đơn giá lấy từ danh mục, không sửa được.

Khối chi tiết đơn hàng với ô tìm dịch vụ và sản phẩm, giỏ hàng bên dưới — Không gõ tay tên và giá — bấm chọn từ danh mục.

Bước 4. Kiểm giảm giá và số khách phải trả ở "Tóm tắt đơn hàng"

Ba kiểu giảm: giảm từng dòng (ở giỏ), "Chiết khấu" cho cả đơn, và voucher — chọn thẻ voucher của khách hoặc gõ mã rồi bấm "Áp dụng". Có giao hàng thì nhập phí vận chuyển và chọn khách trả hay cơ sở trả. Dòng "Khách phải trả" là số cuối cùng.

Bước 5. Ghi người làm ở khối "Nhân sự liên quan"

Ba ô tách riêng vì mỗi vai hưởng hoa hồng khác nhau: "Nhân viên phụ trách", "Trực page / Telesales" (tự lấy theo hồ sơ khách nếu đã có), "Tư vấn viên" (chọn được nhiều người). Không ô nào bắt buộc, nhưng bỏ trống là cuối tháng không có gì để chia hoa hồng. Dùng buổi từ thẻ liệu trình thì bắt buộc chọn người thực hiện từng buổi.

Khối Nhân sự liên quan với ô nhân viên phụ trách, trực page và tư vấn viên — Gõ vài ký tự để tìm nhân viên theo tên, số điện thoại hoặc email.

Bước 6. Nhận tiền ở khối "Thanh toán"

Chọn "Phương thức" và gõ "Số tiền (Thực thu)". Khách trả nhiều cách (vd một phần tiền mặt, một phần chuyển khoản) thì bấm "+ Thêm phương thức thanh toán". Chuyển khoản phải chọn đúng tài khoản nhận; ảnh chụp chuyển khoản đính luôn hoặc bổ sung sau. Khách chưa trả thì để trống — đơn lưu ở trạng thái chưa thanh toán.

Khối Thanh toán với dòng phương thức, số tiền, ảnh chứng từ và tổng tiền khách đưa — Thu thiếu cũng lưu được — phần còn lại thành công nợ của đơn.

Bước 7. Lưu đơn ở thanh dưới cùng

"Hoàn tất & In bill" vừa lưu vừa in. "Lưu đơn (không in)" chỉ lưu. "In hóa đơn" in thử bản nháp để khách xem trước, chưa lưu gì. Đơn có dịch vụ thì hệ thống hỏi khách có làm dịch vụ luôn không — chọn "Có" để chọn người làm, "Không" nếu khách để hôm khác.

Giải thích từng ô cần điền

Khối "Thêm khách hàng mới" (khi bấm "Thêm mới")

Lên đơn cho khách chưa có hồ sơ đòi nhiều thông tin hơn đặt lịch, vì đơn tính vào doanh thu khách mới theo nguồn.

Họ và tênBắt buộc: Tên thật của khách.
Số điện thoạiBắt buộc: Nếu số đã có hồ sơ, hệ thống chặn lại để khỏi tạo trùng.
Email: Không bắt buộc.
Giới tínhBắt buộc: Nam, Nữ hoặc Khác.
Ngày sinhBắt buộc: Không chọn được ngày trong tương lai.
Tỉnh / Thành phố, Quận / HuyệnBắt buộc: Nơi khách sống. Chọn tỉnh trước thì ô quận mới mở.
Nguồn kháchBắt buộc: Facebook, TikTok, Zalo, Người quen, Vãng lai, Khác. Chọn "Khác" thì phải ghi rõ ở ô "Vui lòng nhập rõ nguồn".
Bài viết (ảnh/video), Người giới thiệu: Không bắt buộc. Được ghi thêm vào ghi chú của đơn để biết bài nào, ai mang khách tới.
Facebook, Zalo, Ghi chú khách hàng: Không bắt buộc.

Từng dòng trong giỏ

Số lượng: Từ 1 trở lên. Bấm lại mục trong danh sách cũng tăng số lượng.
Đơn giá: Lấy từ danh mục, không sửa được.
Chiết khấu: Giảm riêng dòng này, chọn theo đồng (không quá thành tiền của dòng) hoặc theo % (tối đa 100).
Thành tiền: Tự tính. Bấm thùng rác để bỏ dòng.

Tóm tắt đơn hàng

Chiết khấu: Giảm cho cả đơn, theo đồng hoặc %. Hiện trên đơn là "Chiết khấu tay".
Thẻ voucher khách: Chọn voucher khách đang có (chỉ khi đã chọn khách có hồ sơ), hoặc gõ "Mã voucher" rồi bấm "Áp dụng". Số giảm cuối cùng do máy chủ xác nhận khi lưu.
Phí vận chuyển: "Khách trả" (mặc định) thì cộng vào đơn. "Mình trả" thì không tính cho khách mà hệ thống tự ghi một phiếu chi phí ship ở Thu chi nội bộ.
Khách phải trả: Số cuối cùng khách cần trả.

Nhân sự liên quan

Nhân viên phụ trách: Người làm dịch vụ / phục vụ khách chính. Một người.
Trực page / Telesales: Người trả lời tin nhắn hoặc gọi điện chốt khách. Khách đã có người phụ trách trên hồ sơ thì tự điền và khoá.
Tư vấn viên: Người tư vấn chốt đơn, chọn được nhiều người.

Mỗi "Dòng thanh toán"

Phương thức: Tiền mặt (mặc định), Shipcode, Quẹt thẻ (POS), Trừ vào số dư thẻ, mỗi tài khoản ngân hàng đã khai một lựa chọn riêng, và "Khác" (chỉ quản trị viên).
Số tiền (Thực thu): Số tiền khách đưa bằng cách này. Để trống = chưa thu. Tiền mặt đưa dư thì hệ thống tính tiền thối.
Thẻ tài khoản: Chỉ hiện khi chọn "Trừ vào số dư thẻ": chọn thẻ của khách. Số dư không đủ thì có cảnh báo.
Ghi chú (tùy chọn): Ví dụ mã giao dịch ngân hàng.
Ảnh màn hình CK: Với chuyển khoản: nên đính ngay; quên thì bổ sung sau ở danh sách đơn (nhãn "Thiếu ảnh CK").

Ghi chú đơn hàng

Nhập ghi chú cho đơn hàng: Nằm ở khối tổng quan bên phải. In trên hoá đơn và hiện ở danh sách đơn.

Tình huống thường gặp

Không thấy chỗ thu tiền.

Khối "Thanh toán" luôn nằm cuối màn tạo đơn. Nếu màn chia bước, nó ở bước cuối "Nhân sự & thanh toán" — bấm "Tiếp tục →" cho tới hết. Nếu màn chia tab, bấm tab "Thanh toán".

Ô Phương thức không có Chuyển khoản.

Chi nhánh này chưa có tài khoản nhận tiền nào. Nhờ quản trị viên khai ở Cài đặt › Phương thức thanh toán › "Thêm tài khoản". Trong lúc chờ, ghi phương thức khác và ghi chú rõ.

Dòng sản phẩm bị mờ, ghi "Hết hàng".

Chi nhánh đang bán không còn tồn. Nhập kho cho chi nhánh này trước rồi mới bán được.

Báo "Vui lòng tìm và chọn khách hàng."

Đã gõ tên nhưng chưa bấm chọn một dòng gợi ý. Bấm vào tên khách trong danh sách gợi ý, hoặc "Thêm mới" nếu khách chưa có.

Báo "Tổng tiền thanh toán không được vượt quá giá trị phải thanh toán của đơn."

Tổng các dòng thanh toán lớn hơn số khách phải trả. Sửa lại số tiền cho đúng. Khách đưa tiền mặt dư thì hệ thống hiện "Tiền thối (trả lại khách)" để thối lại.

Báo "Số điện thoại đã tồn tại trong hệ thống, không thể tạo khách hàng mới."

Khách đã có hồ sơ. Đóng khối Thêm khách hàng mới, gõ số điện thoại vào ô tìm khách và chọn hồ sơ cũ.

Khách đã có đơn dở hôm nay.

Bấm "Đi đến đơn đó" để thêm vào đơn cũ, tránh hai đơn cho cùng một lần ghé.