Bật hoá đơn điện tử: nối MISA, chọn cách xuất, mời kế toán

Nối tài khoản MISA meInvoice (hoặc Viettel) của thương hiệu một lần. Từ đó mỗi lần thu tiền, hệ thống tự xuất hoá đơn — nhân viên không phải làm thêm bước nào.

Ai làm đượcChỉ quản trị viên của thương hiệu.

Dùng khi nào

Thương hiệu bắt đầu phải xuất hoá đơn điện tử cho từng lần thu tiền.
Đổi nhà cung cấp hoá đơn, đổi ký hiệu hoá đơn đầu năm.
Muốn kế toán vào xem, đối soát và điều chỉnh hoá đơn mà không đụng tới bán hàng.

Cần có trước

Thương hiệu đã có tài khoản MISA meInvoice (hoặc Viettel S-Invoice), tờ khai đăng ký hoá đơn điện tử đã được cơ quan thuế chấp nhận, và mẫu / ký hiệu hoá đơn đang ở trạng thái "Sử dụng" trên cổng nhà cung cấp. Phần này làm với nhà cung cấp — phần mềm không làm thay được.
Biết tên đăng nhập và mật khẩu cổng MISA của thương hiệu (thường do kế toán giữ).
Có ClientID và ClientSecret MISA cấp cho doanh nghiệp (developer.misa.vn hoặc xin kinh doanh MISA) — bắt buộc, phần mềm không có mã dùng chung.

Các bước

Bước 1. Vào Cài đặt › Hoá đơn điện tử

Đầu trang có khung "Cài đặt hoá đơn: xong 0/4 bước". Bốn bước tự tick theo dữ liệu thật; bước nào chưa xong có nút làm ngay bên cạnh. Làm lần lượt từ trên xuống là xong.

Bước 2. Bấm "Nối tài khoản", điền thông tin MISA rồi bấm "Lưu tài khoản"

Chọn nhà cung cấp MISA meInvoice, môi trường "Thử nghiệm" nếu muốn chạy thử trước (hoá đơn thử không gửi cơ quan thuế), hoặc "Chính thức" khi đã sẵn sàng. Điền đúng mã số thuế, tên pháp nhân, địa chỉ như trên đăng ký thuế, ký hiệu hoá đơn đúng như trên cổng MISA, tên đăng nhập, mật khẩu cổng MISA và ClientID / ClientSecret MISA của doanh nghiệp. Mật khẩu và ClientSecret được mã hoá, không gửi lại trình duyệt — không ai xem lại được, kể cả quản trị viên.

Bước 3. Bấm "Thử kết nối"

Hệ thống lưu thông tin rồi đăng nhập thử vào MISA. Thấy "Kết nối được" là xong bước 2. Báo lỗi thì đọc câu lỗi: hay gặp nhất là sai mật khẩu, sai mã số thuế, hoặc ký hiệu chưa ở trạng thái "Sử dụng" trên cổng MISA.

Bước 4. Bật "Tự xuất hoá đơn điện tử", chọn "Khi nào xuất" rồi bấm "Lưu thay đổi"

"Ngay khi thu tiền" là cách khuyên dùng: mỗi lần thu tiền (tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ) ra đúng một hoá đơn, kể cả khi khách trả một đơn làm nhiều lần. "Cuối ngày" gộp các lần thu trong ngày thành hoá đơn lúc giờ đã chọn — chỉ chọn khi đơn vị được phép gộp (ví dụ phòng khám). "Xuất tay" là hệ thống không tự xuất gì cả: nhân viên bấm xuất ở chi tiết đơn hoặc chọn các khoản ở tab Đối soát rồi bấm Xuất; khoản chưa xuất hiện ở đó với chữ "Chờ xuất tay" nên không bị quên (dòng lỗi vẫn được hệ thống thử lại). Bật thêm "Xuất cho tiền nạp ví" nếu khách nạp tiền trước cũng phải có hoá đơn.

Bước 5. Mời kế toán: bấm "Mời kế toán" hoặc "Sao chép link" gửi cho kế toán

Hộp mời mở sẵn vai trò Kế toán. Kế toán đăng nhập là vào thẳng màn Hoá đơn điện tử: xem, xuất bù, điều chỉnh, xem nhật ký — nhưng không tạo đơn, không thu tiền, không sửa cài đặt. Link "cho kế toán" là địa chỉ đăng nhập riêng của thương hiệu, không phải mật khẩu.

Giải thích từng ô cần điền

Tài khoản nhà cung cấp hoá đơn

Mở bằng nút "Nối tài khoản" (chưa có) hoặc "Sửa" (đã có) trong khối Tài khoản nhà cung cấp hoá đơn.

Nhà cung cấp hoá đơnBắt buộc: MISA meInvoice hoặc Viettel S-Invoice. Không đổi được sau khi lưu — đổi nhà cung cấp thì nối tài khoản mới.
Môi trườngBắt buộc: Thử nghiệm: hoá đơn không gửi cơ quan thuế, dùng để chạy thử. Chính thức: hoá đơn thật, không xoá được.
Mã số thuế bên bánBắt buộc: Mã số thuế của thương hiệu, đúng như trên cổng MISA.Ví dụ: 0312345678
Ký hiệu hoá đơnBắt buộc: Copy đúng từ cổng MISA. Ký tự thứ 2: C = có mã của cơ quan thuế, K = không mã. Ký tự thứ 5: M = khởi tạo từ máy tính tiền, T = hoá đơn thường. Đầu năm mới thường phải đổi 2 số năm.Ví dụ: 1C26MAB
Mã mẫu hoá đơn: Chỉ hiện khi chọn Viettel — bắt buộc, lấy trên cổng Viettel.Ví dụ: 1/001
Tên pháp nhânBắt buộc: Tên in trên hoá đơn, đúng như đăng ký thuế.
Loại hoá đơn: Khởi tạo từ máy tính tiền (phổ biến với dịch vụ bán lẻ, không cần chữ ký số) hoặc Có mã của cơ quan thuế. Chọn đúng loại đã đăng ký với thuế.
Thuế suất mặc định: Áp cho mọi dòng hàng khi xuất tự động. Hiện thường là 8%.
Tên đăng nhập / Mật khẩuBắt buộc: Tài khoản đăng nhập cổng nhà cung cấp. Để trống mật khẩu khi sửa = giữ mật khẩu cũ.
ClientID MISA / ClientSecret MISABắt buộc: Chỉ với MISA, bắt buộc. Mã "ứng dụng tích hợp" MISA cấp riêng cho doanh nghiệp: lấy trên developer.misa.vn bằng tài khoản MISA của doanh nghiệp, hoặc xin kinh doanh / hỗ trợ MISA. Đã lưu thì phần mềm chỉ hiện 4 ký tự cuối ClientID; sửa tài khoản mà để trống = giữ mã cũ.

Tình huống thường gặp

Khách xin hoá đơn công ty thì làm sao?

Lúc thu tiền (tạo đơn hoặc nạp ví), tick "Khách lấy hoá đơn công ty" và điền mã số thuế — bấm "Tra" để tự điền tên, địa chỉ. Hoá đơn đã lỡ xuất cho người tiêu dùng thì mở hoá đơn trong màn Hoá đơn điện tử, chọn "Thay thế" — không xuất thêm hoá đơn mới cho cùng khoản thu.

Hoá đơn hiện "Cần điều chỉnh" là sao?

Khoản thu đã có hoá đơn sau đó bị hoàn tiền hoặc trả hàng. Mở hoá đơn, bấm "Thao tác" để điều chỉnh / thay thế. Nếu đã làm trên cổng MISA thì chọn "Ghi nhận điều chỉnh làm trên cổng" và nhập số hoá đơn mới — cờ sẽ tắt.

Có khoản thu chưa có hoá đơn?

Vào màn Hoá đơn điện tử › Đối soát khoản thu, lọc "Chưa có hoá đơn", tick các khoản rồi bấm "Xuất hoá đơn cho N khoản đã chọn". Hệ thống cũng tự quét xuất bù định kỳ.

Có huỷ được hoá đơn không?

Không. Theo quy định hiện hành chỉ còn điều chỉnh hoặc thay thế. Vì vậy hãy chạy thử ở môi trường Thử nghiệm trước khi chuyển sang Chính thức.

Không thấy mục Hoá đơn điện tử trong Cài đặt.

Chỉ quản trị viên thương hiệu cấu hình được. Kế toán và nhân viên khác chỉ xem màn Hoá đơn điện tử (nếu được cấp quyền).